Plannen ontwikkelen

Programma van Eisen

Wanneer duidelijk is dat een bouwproject groen licht krijgt, is het tijd om de bouwopgave te definieren. Deze definitie wordt vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). De belangrijkste onderdelen zijn het ruimtelijk-functioneel PvE en het technisch PvE. Het ruimtelijk-functioneel wordt in nauw overleg met de gebruikers, doorgaans in creatieve sessies, samengesteld. Het technisch PvE definieert de technische kwaliteit van het gebouw, sluit aan bij regelgeving maar verwoordt bijvoorbeeld ook bij ambities in het kader van duurzaamheid, binnenklimaat, ICT. Meestal bevat het PvE ook stedebouwkundige voorwaarden en een financieel kader. Het PvE beschrijft niet enkel de eisen en kaders voor het ontwerp, maar is tevens het toetsinstrument op basis beoordeeld wordt. Bovendien fungeert de groepsgewijze ontwikkeling van het PvE als een vliegwiel voor het bouwproject enerzijds en het veranderproces voor de te huisvesten organisaties anderzijds.

Integraal huisvestingsplan

Het integraal huisvestingsplan (IHP) is een strategisch plan waarin de huisvesting voor meerdere scholen en meerdere jaren wordt beschreven. Het fundament onder het totale plan betreft doorgaans een kwantitatieve analyse betreft (capaciteit van gebouwen versus de behoefte aan gebouwen) én een kwalitatieve analyse (gebouwkwaliteit i.r.t. onderwijsvisie). Steeds vaker wordt het daarom ook wel een strategisch huisvestingsplan (SHP) genoemd, overigens zonder de integraliteit uit het oog te verliezen. Naast de kwantitatieve analyse wordt de kwaliteit van het gebouwenbestand geanalyseerd en wordt de behoefte aan veranderingen in het gebouwenbestand bepaald op basis van ambities en ontwikkelingen (zoals IKC-ontwikkeling, spreiding van voorzieningen, gewenste omvang van voorzieningen, duurzaamheid et cetera). Het IHP of SHP schetst scenario's voor een blijvend passende gebouwenvoorraad, al dan niet aangevuld met een planning en kostenraming. Soms worden echter expliciet eerst de ambitie en mogelijke scenario's geschetst (strategisch plan), en in een volgende stap de plannen verder uitgewerkt (uitvoeringsplannen).

Inpassingsstudie

In een inpassingsstudie wordt onderzocht hoe een bestaand gebouw kan worden aangepast om weer geschikt te zijn voor de veranderende behoefte in de (nabije) toekomst. Een dergelijk plan wordt ook wel huisvestingsplan genoemd. In feite wordt de behoefte vergeleken met de capaciteit en indeling van het gebouw. Wanneer dit gebeurt om de mogelijkheden te verkennen of een scenario van nieuwbouw versus verbouw te vergelijken, wordt de behoefte op basis van een aantal gesprekken en aanwezige informatie globaal bepaald. Wanneer het gaat om een project waarbij al duidelijk is dat het gebouw blijvend wordt ingezet, wordt een Programma van Eisen opgesteld. De analyse van de inpassing dient dan om de grootte van een eventuele uitbreiding vast te stellen en een aantal uitgangspunten qua inzet van het bestaande gebouw te formuleren. Afhankelijk van het doel en de fasering is een inpassingsstudie dus globaler of gedetailleerder en met ruimere gebruikersvertegenwoordiging opgesteld.

Scenariostudie / locatiestudie

Een scenariostudie is een onderzoek waarin meerdere oplossingen (scenario's) voor dezelfde problematiek worden vergeleken. Dit kan een integraler plan betreffen zoals een integraal huisvestingsplan, maar meestal gaat het over een beperkt aantal gebouwen of slechts een gebouw of een organisatie. Bij een scenariostudie voor een gebouw is te denken aan meerdere verbouwingsopties, al dan niet met deels sloop en uitbreiding, mogelijk afgezet tegen nieuwbouw. Bij een organisatie kan het gaan om een vergelijking tussen bijvoorbeeld unilocatie versus bi- of trilocatie en de bijbehorende opsplitsing versus concentratie van gebruikers / leerlingen. Een speciale variant is de locatiestudie waarin diverse locaties voor vestiging van een school (of andere organisatie) worden vergeleken en beoordeeld.

Haalbaarheidsstudie

Een haalbaarheidsstudie dient ter beoordeling van - zoals de naam al zegt - de haalbaarheid van een project. Soms worden in zo'n studie of (haalbaarheids-)onderzoek verschillende scenario's beoordeeld, waardoor er ook een vergelijking in haalbaarheid wordt gemaakt. Dat hoeft echter niet. De haalbaarheid is vaak een ruimtelijke haalbaarheid (waardoor het onderzoek kenmerken van een locatiestudie heeft), maar het kan ook gaan om financiele haalbaarheid en/of maatschappelijke haalbaarheid. Gaat het over maatschappelijke haalbaarheid, dan is raadpleging van stakeholders via een enquete of infobijeenkomsten mogelijk onderdeel van de studie. Soms gaat het zelfs over inzet van bestaande gebouwen, waardoor het onderzoek ook kenmerken heeft van een inpassingsstudie. Kortom: het doel van de haalbaarheidsstudie dient iedere keer goed te worden vastgesteld om tot een goede invulling van de studie te komen.

Businessplan

Steeds vaker bemerken wij de behoefte aan een businessplan met raakvakken aan huisvesting, met name in een politieke en besluitvormende context. Team Sygma heeft meerdere businessplannen voor gemeenschapshuizen en MFA's opgesteld. In het businessplan is aandacht voor doelgroep en doel van de organisatie. De behoefte aan huisvesting wordt bepaald aan de hand van doelgroep, activiteiten, prognose en bezetting. In het businessplan worden vervolgens investeringen bepaald, maar ook de uitgangspunten voor een (gezonde) exploitatie bepaald. Hierin kunnen wij kennis inbrengen op basis van kengetallen, kennis van de verschillende financiele stromen, subsidiebeleid, BTW-constructies en mogelijke inzet van vrijwilligers.

Publicaties

Perspectief op het IKC

Perspectief op het IKC bundelt een aantal artikelen rondom de visie op, de noodzaak van en de totstandkoming van een integraal kindcentrum. Het boek is meer dan informatief; er is gekozen voor de vorm van een beeldend boek – een beeldboek - met verschillende informatievormen in woord en beeld; informatie & inspiratie.
Het boek biedt een multifocaal perspectief op het IKC. Hiermee biedt het inzichten voor zowel de bijziende, wiens blikveld zich beperkt tot bekend terrein, als voor de verziende, die vooral oog heeft voor nieuwe zaken. De blik bundelt zich als het ware op een nieuw 'onderwijs'-stelsel: educatie 3.0!

Educatie 1.0 – basisschool
Educatie 2.0 – brede school
Educatie 3.0 – integraal kindcentrum

Het boek neemt u mee op een pad naar de, volgens de auteurs, nabije toekomst. Een pad met verschillende uitkijkjes om eens bij stil te staan, langs het centrale ‘beeld’ kindnetwerk. Pas op! Er zijn beren op het pad. Maar wees gerust: deze beren zijn luchtspiegelingen. De angst voor de beren is gevaarlijker dan de beren zelf. In het boek worden voldoende tips geleverd om ze te verjagen. Soms concreet en netjes opgesomd, soms inspirerend tot verder nadenken en (ver)beeldend. Voor de linker- en rechterbreindenkers onder ons…

Als u, werkzaam in of betrokken bij het onderwijs(-beleid), nu nieuwsgierig bent, bent u de lezer voor dit boek. Een boek om in te bladeren, een boek om te bestuderen, een boek om te verkennen. Welkom!

SWP 2011, onder redactie van Ester van Winkel

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Veel gestelde vragen

  • Waarom een Programma van Eisen?

    Een gebouw beschrijven dat voldoet aan de eisen die de organisatie stelt, niet alleen nu maar ook in de toekomst, is geen eenvoudige opgave. Het gebouw dient ook een veelvoud aan gebruikers. Het samen nadenken over het gebouw, betekent ook samen nadenken over keuzes in het primaire proces, nadenken over de veranderingen die eraan komen. Het gaat dus veel verder dan het bepalen van meters of 'aantal ruimten'. In het traject om te komen tot een PvE, is er ruimte om te werken aan draagvlak, om samen keuzes te maken om goed beslagen ten ijs te kunnen komen bij het zoeken naar een passende architect. En om daarna het ontwerp steeds te kunnen toetsen aan die eisen, en bij voortschrijdend inzicht hier bewust van af te wijken. Op deze manier bepaal je zelf waaraan het gebouw dient te voldoen en ben je in control op het ontwerpproces.

  • Wat is de opbouw van een projectorganisatie?

    Een projectorganisatie verschilt van een lijnorganisatie. Waar een lijnorganisatie is gericht op routinematige handelingen, is de projectorganisatie gericht op het (eenmalig) realiseren van een maatwerkproduct, in ons geval maatschappelijk vastgoed.

    Een projectorganisatie kent doorgaans een gelaagde opbouw. Het hoogste projectorgaan (meestal: stuurgroep) stelt de kaders en neemt besluiten. Het projectorgaan dat verantwoordelijk is voor de uitwerking van het gebouw (meestal: projectgroep) doet het feitelijke werk. Daarnaast kan een projectorganisatie organen kennen die verantwoordelijk zijn voor de uitwerking van specifieke deelaspecten (meestal: werkgroep) en één of meer organen die zorgen voor een draagvlak (meestal: klankbordgroep).

    Maar... ieder project is anders, dus ook iedere projectorganisatie heeft zijn eigen kenmerken.

  • Hoe neem je de politiek mee?

    Bij maatschappelijke projecten is politiek draagvlak in de meeste gevallen randvoorwaardelijk voor het kunnen realiseren van het project. De politiek kan op een aantal manieren worden betrokken bij een project. Naast de directe betrokkenheid van bestuurders, kan bijvoorbeeld gedacht worden aan interactieve thema-bijeenkomsten, (raads-)informatiebrieven en projectbezoeken. Het betrekken van drukke bestuurders en politici moet natuurlijk wel functioneel zijn; binnen de projectorganisatie wordt nut en noodzaak bepaald. 

  • Hoe belangrijk is communicatie?

    Heel belangrijk. Het draagvlak voor een project kan staan of vallen met communicatie. Communicatie is ook van belang om iedereen mee te nemen bij de stappen die worden gezet. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar interne en externe communicatie; beiden vragen vaak om een andere manier van communiceren, bijvoorbeeld ook ten aanzien van de communicatiemiddelen zoals de inzet van social media.

  • Hoe lang duurt een bouwproces?

    Voor het ontwikkelen en bouwen van een 'gemiddeld' gebouw kan als vuistregel rekening worden gehouden met circa een jaar ontwerpen en circa een jaar bouwen. Bij maatschappelijk vastgoed zien we regelmatig dat deze termijnen vooraf worden gegaan door een lange periode van draagvlak creëeren en financiering verwerven. Deze periode kan meerdere jaren beslaan.

  • Wat is het verschil tussen een proces en een project?

    Als er voldoende aandacht is voor de hardere en de zachtere aspecten van een project, is er wellicht geen verschil. Het verschil is dan theoretisch, een kwestie van definities. Toch is het goed om stil te staan bij de algemeen aanvaarde verschillen tussen beide begrippen. Een project, of projectmatig werken, wordt dan gezien als het in concrete, afgebakende en vastgelegde fases, toewerken naar een van tevoren vastgesteld doel / resultaat. In een project zijn kwaliteit, tijd (planning) en geld vastgelegd en dus 'hard'. Een proces loopt minder rechtlijnig en dient met name de belangen van alle betrokkenen te respecteren. Toch dient in procesmanagement ook rekening gehouden te worden met bepaalde planningen en deadlines en een beoogd doel - alhoewel dat doel misschien minder vast gedefinieerd is. In een project anderzijds worden vaak de projectelementen organisatie en communicatie genoemd, die wat meer een procesmatige achtergrond hebben, namelijk het meenemen van mensen, het creeren van draagvlak,

Ontwikkel uw plannen met ons

040 258 77 88

Telefoon

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Email

Kastanjelaan 500   5616 LZ Eindhoven   T 040 258 77 88   @ Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.   Contact en route   Disclaimer